Manual de creació i gestió d'un calendari de cites amb Google Calendar

En aquest manual s'explica com crear i gestionar un calendari de cites a partir de Google Calendar.

Cal tenir en compte que el servei de cites de Google només es pot utilitzar des de comptes Google.

En primer lloc haurem de crear un calendari nou específic per a les cites. Cal tenir en comtpe que els calendaris només es poden crear des del navegador web (no des de l'aplicació Google Calendar), i que l'usuari amb el que estiguem autenticats a Google serà el propietari del calendari, i el que rebrà totes les notificacions associades a les cites.

Seguirem el següent procediment:

1. Accedim amb un navegador a Google Calendar.

2. Al menú de l'esquerra, a Altres calendaris, farem clic al símbol + i després triarem Crea un calendari nou, i indicarem nom i descripció.

3. Per a crear les cites, farem clic al botó «Crear»:

4. Apareixerà una finestra nova on triarem la pestanya «Espai per a cites», i a continuació clicarem sobre «Més opcions». Omplirem les dades de les cites indicant:

1. Títol de les Cites (en l'exemple Cita Prèvia Cap d'Estudis)
2. Durada TOTAL del servei de Cites (en l'exemple de 09 a 14h)
3. Durada de cada cita (en l'exemple 30 minuts)
4. Periodicitat de les cites (en l'exemple cada dia laborable)
5. Ubicació (en l'exemple Despatx C2)
6. Descripció (en l'exemple Justifiqueu aquí la vostra petició)

5. Un cop definides les cites, tornarem a la pàgina del calendari. A la part esquerra, clicarem sobre els punts suspensius situats al costat del títol del calendari, i triarem Configuració i compartir.

6. A la nova pàgina de configuració que s'obrirà, deixarem tots els valors per defecte, menys a l'apartat Altres notificacions, on triarem en quins casos l'administrador del calendari vol rebre notificacions.

7. Ara caldrà obtenir el link d'accés al calendari, per tal de poder-ho facilitar als usuaris. Per a fer-ho, des de la pàgina del calendari farem clic sobre la franja de cites i apareixerà una finestra on clicarem a l'enllaç Ves a la pàgina de cites d'aquest calendari.

8. S'obrirà el calendari de cites. L'adreça que veieu al navegador és la que heu de facilitar als vostres usuaris:

En primer lloc, cal tenir present que per poder fer ús d'aquest servei cal fer-ho necessariament des d'un compte de Google.

Els usuaris hauran d'accedir a l'adreça obtinguda en el darrer punt de l'apartat anterior. Aleshores, podran reservar una cita simplement fent clic sobre el dia i franja desitjat.

Al fer-ho, l'usuari podrà modificar els camps Què, On i Descripció, tal i com es mostra en la següent imatge.

El sistema registrarà l'usuari que ha fet la reserva, i li enviarà un correu electrònic amb els detalls de la cita. Segons com haguem configurat el punt 6 de l'apartat anterior, l'administrador també rebrà un correu electrònic amb la nova cita.

Addicionalment, a través de la configuració del punt 6 de l'apartat anterior, el sistema es pot configurar per a que envii automàticament un correu electrònic diari a l'administrador amb les cites del dia.

Les cites també es poden visualitzar entrant simplement al calendari: