Manual de creació i gestió d'un calendari de cites amb Google Calendar
En aquest manual s'explica com crear i gestionar un calendari de cites a partir de Google Calendar.
Cal tenir en compte que el servei de cites de Google només es pot utilitzar des de comptes Google.
Creació del calendari i definició de cites
En primer lloc haurem de crear un calendari nou específic per a les cites. Cal tenir en comtpe que els calendaris només es poden crear des del navegador web (no des de l'aplicació Google Calendar), i que l'usuari amb el que estiguem autenticats a Google serà el propietari del calendari, i el que rebrà totes les notificacions associades a les cites.
Seguirem el següent procediment:
1. Accedim amb un navegador a Google Calendar.
2. Al menú de l'esquerra, a Altres calendaris, farem clic al símbol + i després triarem Crea un calendari nou, i indicarem nom i descripció.
3. Per a crear les cites, farem clic al botó «Crear»:
4. Apareixerà una finestra nova on triarem la pestanya «Espai per a cites», i a continuació clicarem sobre «Més opcions». Omplirem les dades de les cites indicant:
- Títol de les Cites (en l'exemple Cita Prèvia Cap d'Estudis)
- Durada TOTAL del servei de Cites (en l'exemple de 09 a 14h)
- Durada de cada cita (en l'exemple 30 minuts)
- Periodicitat de les cites (en l'exemple cada dia laborable)
- Ubicació (en l'exemple Despatx C2)
- Descripció (en l'exemple Justifiqueu aquí la vostra petició)
5. Un cop definides les cites, tornarem a la pàgina del calendari. A la part esquerra, clicarem sobre els punts suspensius situats al costat del títol del calendari, i triarem Configuració i compartir.
6. A la nova pàgina de configuració que s'obrirà, deixarem tots els valors per defecte, menys a l'apartat Altres notificacions, on triarem en quins casos l'administrador del calendari vol rebre notificacions.
7. Ara caldrà obtenir el link d'accés al calendari, per tal de poder-ho facilitar als usuaris. Per a fer-ho, des de la pàgina del calendari farem clic sobre la franja de cites i apareixerà una finestra on clicarem a l'enllaç Ves a la pàgina de cites d'aquest calendari.
8. S'obrirà el calendari de cites. L'adreça que veieu al navegador és la que heu de facilitar als vostres usuaris:
Ús de les cites
En primer lloc, cal tenir present que per poder fer ús d'aquest servei cal fer-ho necessariament des d'un compte de Google.
Els usuaris hauran d'accedir a l'adreça obtinguda en el darrer punt de l'apartat anterior. Aleshores, podran reservar una cita simplement fent clic sobre el dia i franja desitjat.
Al fer-ho, l'usuari podrà modificar els camps Què, On i Descripció, tal i com es mostra en la següent imatge.
El sistema registrarà l'usuari que ha fet la reserva, i li enviarà un correu electrònic amb els detalls de la cita. Segons com haguem configurat el punt 6 de l'apartat anterior, l'administrador també rebrà un correu electrònic amb la nova cita.
Addicionalment, a través de la configuració del punt 6 de l'apartat anterior, el sistema es pot configurar per a que envii automàticament un correu electrònic diari a l'administrador amb les cites del dia.
Les cites també es poden visualitzar entrant simplement al calendari: