public:suport-gestio:mycitaprevia-administrador

Manual d'administrador del servei MyCitaPrevia

Aplicació basada en easyappointments (https://easyappointments.org/).

Instància Camins accessible a través de la URL https://mycitaprevia.upc.edu/camins/.

Aquesta aplicació permet reservar cites per a tràmits presencials (anomenats serveis). Hi ha diferents perfils d'usuari, segons les seves funcions i privilegis:

Accés com a Client (habitualment alumnes / pdi)

  • No requereix autenticació.
  • Permet realitzar cites per als serveis disponibles.

Accés com a usuari Proveïdor (habitualment personal PAS / és la figura del gestor )

  • La seva funció és atendre les cites.
  • Cal estar donat d'alta a l'aplicatiu i tenir els permisos corresponents (contactar amb els Serveis TIC UTGAC).
  • Requereix autenticació utilitant les credencials UPC.
  • Permet visualitzar calendari de les cites assignades.
  • Permet realitzar altes / baixes / modificacions de les cites assignades.

Accés com a usuari Secretari (habitualment personal PAS / és la figura del supervisor )

  • La seva funció és supervisar als proveïdors, no pot atendre cites.
  • Cal estar donat d'alta a l'aplicatiu i tenir els permisos corresponents (contactar amb els Serveis TIC UTGAC).
  • Requereix autenticació utilitzant les credencials UPC.
  • Permet visualitzar calendari de les cites assignades als seus proveïdors subordinats.
  • Permet realitzar altes / baixes / modificacions de cites assignades als seus proveïdors subordinats.

Accés com a usuari Administrador (habitualment personal TIC)

  • Cal estar donat d'alta a l'aplicatiu i tenir els permisos corresponents (contactar amb els Serveis TIC UTGAC).
  • Requereix autenticació utilitzant les credencials UPC.
  • Permet visualitzar calendari de cites.
  • Permet realitzar altes / baixes / modificacions de cites.
  • Permet realitzar altes / baixes / modificacions de clients.
  • Permet realitzar altes / baixes / modificacions de serveis.
  • Permet realitzar altes / baixes / modificacions d'usuaris.
  • Permet realitzar la customització de l'aplicació.

Per accedir com a Administrador a MyCitaPrevia Camins cal tenir en compte:

  1. Cal estar donat d'alta a l'aplicatiu i tenir els permisos corresponents (contactar amb els Serveis TIC UTGAC)
  2. Es requereix autenticació amb les credencials UPC

El procediment a seguir és el següent:

  1. Clicar al link inferior-central Entra
  2. Autenticar-se amb les credencials UPC

A continuació es detallen les funcionalitats de cada opció del menú:

A través d'aquesta opció podrem visualitzar els calendaris dels proveïdors. Per tal de canviar el calendari només cal sel·leccionar el proveïdor al desplegable corresponent (part superior-esquerra).

Les cites es poden editar o eliminar fent-hi clic a sobre. Qualsevol canvi que hi feu serà automàticament notificat al client via correu electrònic.

Botó +Cita: Permet crear noves cites. Cal tenir en compte que al crear una nova Cita, quan hagueu d'introduïr les dades del sol·licitant, si aquest ja existeix al sistema, l'haureu de sel·leccionar des del botó Selecciona (altrament us donarà error d'usuari ja existent). Si us apareix una llista llarga de clients podeu teclejar el seu correu electrònic al camp de text inferior per tal de cercar-lo. Per contra, si l'usuari no ha utilitzat mai el sistema de MyCitaPrevia, aleshores SI que haureu d'introduïr les seves dades a través del botó Nou. El sistema NO verificarà si la cita entra dins del període d'activitat, cal comprovar-ho manualment.

Botó +No disponible: Permet definir una franja horària en que excepcionalment el proveïdor actiu no estarà disponibles per a atendre cites. El sistema NO verificarà si hi ha cites creades a la franja sel·leccionada, i per tant els usuaris no seran notificats. Cal comprovar-ho manualment. La nova franja es visualitzarà al calendari, i es podrà modificar o eliminar fent-hi clic a sobre. Aquesta funcionalitat pot afectar a la disponibilitat de serveis: quan un servei no té cap proveïdor disponible en una determinada franja horària, deixa d'estar visible i els clients no podran fer-ne reserves.

Botó Recarrega: Refresca la pantalla per tal de mostrar la informació actualitzada.

Permet consultar, afegir, editar, i eliminar clients (els clients es donen d'alta automàticament a l'aplicació quan realitzen una cita a través del formulari públic).

Per a consultar les dades d'un client simplement caldrà clicar-hi a sobre.

Un cop veiem les seves dades, podrem editar-lo o eliminar-ho clicant sobre el botó corresponent.

Per a afegir un nou client només cal clicar sobre el botó +Afegeix en qualsevol moment.

Cal tenir en compte que:

  • Si modifiquem les dades d'un client, el client NO rebrà cap correu electrònic al respecte.
  • Si creem un client nou, el client NO rebrà cap correu electrònic al respecte.
  • Si esborrem un client s'eliminaran automàticament les seves cites, però el client NO rebrà cap notificació al respecte.

A títol informatiu es mostren també les cites que el client té assignades amb nosaltres.

Aquesta opció permet consultar, afegir, editar i eliminar serveis (tràmits presencials).

Aquests serveis es poden organitzar en categories, per tal que apareguin endreçats al formulari dels clients. Aquestes categories també es podran consultar, afegir, editar i eliminar des de la pestanya corresponent.

Pestanya Serveis

Permet definir els diferents serveis disponibles sobre els que es poden fer cites prèvies, indicant:

  • Nom
  • Duració (minuts)
  • Preu (opcional)
  • Moneda (opcional)
  • Nombre d'assistents (clients simultanis, recomanable 1)
  • Tipus de disponibilitats ( Fixat > duració de les cites configurable / Flexible > duració de les cites estàndard de 15' ).
  • Categoria (opcional, veure següent punt)

Cal tenir en compte que:

  • Respecte el camp Tipus de disponibilitats, per tal d'un correcte funcionament, cal definir-ho com a FIXAT, i indicar al camp Duració el valor desitjat.
  • Respecte el camp Nombre d'assistents, cal utilitzar el valor 1 per defecte. Això indica que cada proveïdor pot atendre 1 sol usuari simultaniament. Aleshores, el nombre de clients simultanis per aquest servei vindrà determinat pel nombre de proveïdors disponibles en aquella franja.
  • Respecte el camp Nombre d'assistents, si indiquem un valor superior a 1, aleshores el sistema ignorarà el nombre de proveïdors disponibles, i aquest valor serà absolut a l'hora de determinar el nombre de cites simultanies. A més a més, totes s'assignaran al mateix proveïdor, encara que en tinguem més d'un disponible.
  • Un cop definit un servei, caldrà assignar-hi proveïdors, per tal d'atendre'n les cites corresponents (veure apartat Opció Usuaris).
  • L'horari d'atenció d'un servei ve determinat per l'horari dels seus proveïdors. De la mateixa manera, el nombre de clients simultanis ve determinat pel nombre de proveïdors disponibles, sempre que el camp Nombre d'assistents estigui configurat a 1.

Exemples de servei podrien ser:

  • USGM - Recollida titulació
  • USGM - Entrega documentació conveni
  • USD - Dipòsit de tesi
  • CAMINSTECH - Recollida equip

Pestanya Categories

Les categories serveixen per agrupar serveis, de cara a facilitar la presentació al formulari dels clients.

Exemples de categories podrien ser:

  • URS
  • USIRE
  • CaminsTECH

Des d'aquesta opció podrem gestionar els usuaris gestors de l'aplicació (proveïdors, secretaris i administradors).

Pestanya Proveïdors

En aquest apartat podrem consultar, afegir, editar i eliminar proveïdors.

També podrem consultar i editar la seva Planificació de Treball, que és l'horari en el que donaran servei. La plantificació de treball està formada per un horari determinat, i permet també configurar descansos dintre d'aquest horari (per exemple, descans de 09 a 09.30 per anar a esmorzar).

Cal tenir en compte que:

  • Els proveïdors s'assignaran a un o més serveis.
  • L'horari d'atenció d'un proveïdor ve determinat per la seva Planificació de Treball, que inclou horari i possibles descansos.
  • L'horari d'atenció d'un servei ve determinat per l'horari dels seus proveïdors. De la mateixa manera, el nombre de clients simultanis ve determinat pel nombre de proveïdors disponibles, sempre que haguem definit el camp Nombre d'assistents a 1.
  • El camp Contrasenya pot obviar-se, ja que el sistema va lligat amb l'autenticació UPC.

Pestanya Secretari

En aquest apartat es podran consultar, afegir, editar i eliminar Secretaris.

Per a cada Secretari caldrà indicar quins son els seus proveïdors subordinats.

Pestanya Administrador

Permet definir els usuaris administradors de l'aplicatiu.

Aquesta opció ens permet fer la configuració general de l'eina. Aquesta configuració no s'hauria de tocar, ja que ja ve definida amb els valors desitjables.

Pestanya General

Permet definir la configuració general de l'eina, i bàsicament inclou:

  • Adreça electrònica única que s'usarà com a remitent en les comunicacions.
  • Format de les dates i les hores en el formulari públic.
  • Activar / desactivar les notificacions als clients.
  • Activar / desactivar CAPTCHA al formulari públic.

Pestanya Lògica de negoci

Permet definir l'horari genèric dels proveïdors (Planificació de treball + Descansos). Aquest horari serà el que s'assignarà automàticament quan es crei un nou Proveïdor. Posteriorment, per a cada proveïdor es podrà fer una configuració a mida a través de l'opció Usuaris > Proveïdors.

Addicionalment, es pot configurar el camp Temps límit de reserva, que indica el període de temps anterior a una cita en que aquesta no serà reservable / modificable.

Pestanya Continguts legals

Permet definir els textos legals que es mostraran en el formulari públic de cites.

Pestanya Usuari actual

Permet modificar les dades personals de l'actual usuari.

  • public/suport-gestio/mycitaprevia-administrador.txt
  • Darrera modificació: 2021/02/17 15:26
  • per jorge.ferrer.rodriguez